Office 365
Negli ultimi anni l’offerta cloud di Microsoft Office 365 legata alla collaboration e alla produttività per le aziende è stata notevolmente ampliata e ora, più che mai, risulta completa per iniziare a dismettere i sistemi on-premise finora utilizzati. Con questo articolo vi forniremo una breve carrellata su quelli che sono i principali strumenti di questa piattaforma, così da avere una base di informazioni per muoversi verso l’adozione di Office 365, e alla fine anche un piccolo regalo! 😉
Partendo da Posta e Calendario di Outlook Online, dalla folder di archiviazione personale su OneDrive for Business, i classici tool di Office (ora disponibili sia tramite il browser sia installati all’interno del proprio PC), Skype for Business per le conversazioni e arrivando alla intranet aziendale con SharePoint Online, in Office 365 sono presenti strumenti utili al nostro lavoro di tutti i giorni, sia per la creazione di file privati sia per documenti di lavoro creati e modificati in collaborazione con colleghi o persone esterne all’azienda. Attraverso licenze annuali, user-based (come tutti i classici servizi cloud), con Office 365 si ha a disposizione un vero e proprio ecosistema di strumenti fortemente integrati tra loro, in grado di migliorare la nostra produttività quotidiana in azienda.
Questi strumenti offrono le medesime funzionalità su tutti i dispositivi presenti sul mercato (PC, tablet e smartphone), per rispondere a quelli che sono le esigenze degli utenti business del mondo d’oggi: avere la possibilità di accedere al proprio ambiente di lavoro e ai relativi contenuti ovunque, in qualsiasi ora e con qualsiasi dispositivo.
Iniziamo…
Mail – Outlook Online
La tua mailbox sul cloud, basata su Exchange Online e accessibile tramite PC, Mac, browser e dispositivi mobili (grazie alla relativa app “Outlook”). Con un massimo di 50 GB di spazio, hai la possibilità di gestire la tua posta e sfruttare le funzionalità di aggiornamento in real-time su tutti i device, lavorare offline, lavorare protetto dallo spam e con il rischio minimo di perdita di dati, sfruttare le funzionalità social e di collaborazione. Outlook Online è infatti fortemente integrato con OneDrive for Business, la tua folder di archiviazione personale.
Outlook
Calendar – Outlook Online
Facente parte della tua mailbox, il calendario di Outlook ti permette di gestire meeting e appuntamenti con colleghi interni o esterni all’azienda, accedere alla tua agenda giornaliera dai tuoi dispositivi, organizzare web meeting (integrandosi con Skype for Business) e accedere ai calendari condivisi, ai calendari di gruppo e\o ai calendari esterni.
People – Outlook Online
Sempre all’interno della mailbox sul cloud, è possibile vedere l’elenco dei contatti dell’organizzazione e gestire i propri contatti personali. Tramite l’integrazione nativa con Linkedin, è possibile integrare i contatti presenti nel famoso social con i propri contatti e utilizzarli durante la scrittura delle mail.
Tasks – Outlook Online e Microsoft ToDo
Le classiche attività personali, presenti in Exchange Online già dalle precedenti versioni on-premise, create manualmente o a partire da messaggi e-mail della propria mailbox. Recentemente è stata aggiunta Microsoft ToDo, un’applicazione che consente di gestire questi task tramite i propri dispositivi mobili. Creata partendo dalla user experience di Wunderlist (acquisita nel 2015), ToDo permette la gestione delle attività personali e l’organizzazione della propria giornata, con funzionalità di intelligenza artificiale per la scelta delle attività giornaliere.
OneDrive for Business
La propria folder di archiviazione personale sul cloud e il relativo tool di sincronizzazione. Grazie a OneDrive for Business ogni utente con la relativa licenza ha a disposizione 1TB di spazio sui datacenter di Microsoft per archiviare i file personali e collaborare con i propri colleghi grazie alle funzionalità di condivisione di file con colleghi interni all’azienda ed esterni. Il client di sincronizzazione, per cui sono state annunciate ulteriori novità di recente, permette la sincronizzazione dei file sul proprio PC per un utilizzo offline o in mobilità (attraverso le relative app per iOS, Android e Windows 10).
OneDrive
SharePoint Online
La versione cloud della famosa piattaforma di collaborazione e document management di Microsoft, leader nel mercato negli ultimi 10 anni, offre le sue funzionalità in versione Enterprise e si integra perfettamente con il resto degli strumenti (è la base su cui si poggia OneDrive, utilizza le Office Web Application per permettere all’utente la lettura e modifica sui file). Notevolmente aggiornata rispetto all’ultima versione on-premise (SharePoint 2016), SharePoint Online permette la creazione di “Team Site” utili alla collaborazione in team, progetti, dipartimenti e qualsiasi altra categorizzazione gli si vuole dare, e la creazione di siti di comunicazione interna per la costruzione di portali intranet o extranet.
Sharepoint
Planner
Il tool per la gestione delle attività di gruppo, basato sule metodologie agile. Si possono creare nuovi task, assegnarli ad una o più persone, scegliere una data di scadenza, inserire descrizioni, checklist e allegati, collaborare sul task tramite funzionalità social e categorizzare le varie attività in bucket, silos di attività che possono essere nominati in maniera differente progetto per progetto.
Planner
Microsoft Teams
Uno strumento innovativo per la collaborazione in team, basato su chat. Attraverso un’unica interfaccia grafica, è possibile conversare con i membri del team attraverso un chat in real-time e persistente, accedere ai file di progetto (in SharePoint Online), scrivere ed archiviare note all’interno di un notebook OneNote condiviso con il gruppo, gestire i task di progetto e accedere ad informazioni utili al team o a servizi di terze parti. Attraverso Microsoft Teams si cambia il concetto di collaborazione sui progetti o tra utenti di un gruppo di lavoro, favorendo la diminuzione dell’invio di mail ed evitando la perdita di informazioni facenti parte del patrimonio del progetto ma gestite via chat private, whatsapp, mail o chissà quale altro strumento.
Teams
Gruppi Office 365
Lo strumento cardine della collaboration in Office 365, i Gruppi permettono il raggruppamento di un team di persone offrendo loro una mailbox condivisa in Outlook Online, un calendario condiviso, un team site per l’archiviazione dei documenti in SharePoint Online, un’istanza di Planner per la gestione dei task, un notebook OneNote Online, la possibilità di collaborare attraverso Microsoft Teams e un’esperienza molto facile e veloce per la gestione dei membri del team. I gruppi in Office 365 sono molto utili per la collaborazione sui progetti.
Questi sono solo i principali strumenti di collaborazione e produttività. La piattaforma Microsoft Office 365 offre questo e tanto altro per le aziende (com’è possibile vedere nell’immagine di apertura di questo nostro articolo-focus). Le aziende, però, devono curare nel dettaglio la fase di adozione per i propri utenti ai nuovi tool offerti da Microsoft. Spostarsi su Office 365 è una passeggiata dal punto di vista tecnico, ma non bisogna tralasciare la formazione agli utenti finali in fase di adozione per prepararli ad un cambio che per alcuni tool è sicuramente indolore (posta, calendario, task) ma che per altri può essere un po’ più complicato (gruppi, team sites, planner, teams).
A riguardo segnaliamo l’interessante sito Office365Italia.com che offre centinaia di video corsi, ciascuno composto da brevi lezioni, attraverso cui è possibile formare gli utenti finali della propria intranet all’utilizzo dei principali strumenti di Office 365 contenendo i costi di formazione e, allo stesso tempo, avere la possibilità di coprire una popolazione aziendale molto ampia.
Per gli amici di Windowsteca interessati, Office365Italia.com offre 5 licenze del corso di OneDrive for Business senza alcun costo. Per riceverle basterà inviare una mail a contatta@office365italia.com specificando che siete lettori del sito windowsteca.net
Nel caso foste interessati all’acquisto della suite di Office 365 recatevi a questo indirizzo del sito di Microsoft per scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.
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Ottimo articolo! Un utile riepilogo! Grazie Alessio!